危機感の違い その二

SEP 29, 2015

カテゴリ: 仕事術

こんにちは、赤羽根です。

前回の続きで、「危機感」というテーマでブログを書きたいと思います 🙂 

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同じ事象を扱っていても、感じる危機感は人によって異なると思います。

「危機感」を持てと言うのは簡単ですが、危機感とは何なのか。

その実態は明文化するのが難しく、概念を捉えづらいと感じたので、前回は「危機感」の違いというのはどういう現象として感じとられるのかを考察してみました。

危機感の違いによって現れる現象を理解した上で、今回のブログでは具体的な対応策について記載したいと思います 😯 

 

優先順位のずれ

対応して欲しいと思ったことの期限が、期待よりも後回しの対応であった場合。

危機感の違いが顕著に現れる例だと思います。

何でも最優先で対応して欲しいという訳ではないのですが、このギャップが違和感を生みます。

では、優先順位のずれを解消するためにはどうすればよいのか。

個人的な考えですが、「初動が肝心」だと思います 😉 

上司になればなるほど管掌する領域が増えますので、一つ一つの判断や行動を短時間に絞り多くのことを処理しなければなりません。そして、処理したことは忘れていきます。なので上司からすると一度指示したことは、なるべく早く対応されることが望ましいのです。

  • 5分で済む事なら即対応
  • 90分以上かかる作業は一人でやらない
  • 100点の「模範解答」があると思うな

後でやろうと思って、そのまま忘れちゃってるから、時間が経ってからリマインドされる。後回しにしないで、今、この後5分で済む事なら、今片付けよう。

  1. 電話で5分で済む事なら話が終わったら今すぐ電話
  2. メールは長文でもMAX10分(短いものは、平均5分以内)
  3. 会議はMAX60分
  4. 資料作成はMAX90分(1時間半)

例えば一つの資料を作る場合、90分作業したら休憩を入れて、もっと早く仕上げる方法がないか考える。そもそも90分以上かかりそうな作業は仲間の力も借りるなど 💡 

 

約束が守られない 

両者で合意したことが守られなかったり、忘れられていた場合。

例えば提出期限が守られなかったり、直前に会議をリスケされたりといった時に、相手はそのことを大事なことだと捉えていないのだと感じます。これも危機感のずれの顕著な例だと思います。

では、目の前にタスクが発生したら、何を考えるのか。

タスク毎に、締め切り(優先度)、作業時間が全く異なるので、まずは、下記を考えるのがよいのではないかと思います。

  • 締め切りがいつなのか
  • 作業にかかる時間はどれぐらいか
  • いつやるか 

とにかく、稼働する時間を意識して、細かく管理する事が重要だと思います 😀 

 

言行の不一致

言動と行動が一致しない場合。これもつまり優先順位が低いと捉えられている事の現れだと感じます。 

言った事をやる 😈 

小学生の頃に習う様なことですが、大人になっても対応し続ける事には結構慣れが必要なものです。セルフマネジメントというのは案外鍛錬が必要なのだと思います。当事者意識が芽生えれば、それで解決すると思いますが 😉 

 

直前まで放置

会議資料を提出する際、あなたは事前に共有するタイプでしょうか。または、会議時間が始まってから共有するタイプでしょうか。

忙しい中でスケジュール管理をして事前に提出するというのはなかなか大変ですね。

ただ、緊急だと認識していれば直前まで放置するということはあまり考えられないので、これも危機感の違いだと相手は感じるでしょう。

上司に
「あれどうなってる?」と聞かれたり、
心配されたりすることが多い方は要注意ですね。

 

優先順位が低いタスクは、
リマインドの習慣をつける他方法はないと思います。

忙しいからといって優先順位の高いタスクを優先すると、重要じゃない事がうもれてしまいます。

埋もれるのは仕方ない。だから管理する 💡 

 

具体的な方法論(メールの場合)

  1. 受信メール:自分に関係あるメールに、かたっぱしからフラグを立てていく。
  2. フラグメール:古い方から順番に返信をしていく。
  3. 送信メール:返信待ちのメールに、かたっぱしからフラグを立てていく。
  4. 急を要する場合:メール送った後続けざまに即電話 or LINE。
  5. 急ぎではない場合:返信を待つ。しかし、しばらく経っても返信なければ電話 or LINE。メールを待っていたというのは言い訳にならないと心得よ。
  6. 急ぎではない、かつ締め切りが無い場合:3日以上返信が無いメールは、再度リマインドのメールを打ち、新しいメールの方にフラグを立て直す。または電話 or LINE or 口頭でリマインド。

 

まとめ

とはいえ、皆さん忙しいので完璧にこなすのは大変ですね。

お金があって、人に管理される事に抵抗のない方は専属の秘書をつけるのもいいでしょうね 😀 

 

以上。